Im Jahr 2022 wurde der Ethikkodex von Domus Line vollständig aktualisiert, um ihn mit den besten internationalen Praktiken in Einklang zu bringen und Nachhaltigkeitsaspekte und Anti-Korruptionsrichtlinien stärker zu integrieren. Der Ethikkodex orientiert sich an den wichtigsten nationalen und internationalen Gesetzen und Vorschriften zur sozialen Verantwortung von Unternehmen, zur Corporate Governance, zu den Menschenrechten und zur Umwelt, wie z. B. der UN-Charta, der EU-Grundrechtecharta und den Standards für menschenwürdige Arbeit, die in internationalen Konventionen festgelegt sind. Der Ethikkodex bezieht sich auch auf die wichtigsten Grundsätze, die das Unternehmen in seinen Leitlinien festgelegt hat, darunter Umwelt-, Gesundheits-, Sicherheits-, Personal-, und Finanzmanagement sowie der Schutz von Daten und Vermögenswerten.
Der Ethikkodex und die Unternehmensrichtlinien sind eine der Säulen des Corporate Governance-Systems von Domus Line und regeln die Entscheidungen und die Art und Weise, wie sich das Unternehmen und seine Mitarbeiter gegenüber den Stakeholdern verhalten.
Der Ethikkodex fasst sämtliche Werte zusammen, die das Unternehmen anerkennt, teilt und fördert – in dem Bewusstsein, dass ein von den Grundsätzen der Sorgfalt, Fairness und Loyalität inspiriertes Verhalten eine grundlegende Triebkraft für die wirtschaftliche und soziale Entwicklung ist.
Domus Line bittet seine Angestellten und Mitarbeiter, mit Ehrlichkeit, Leidenschaft und Integrität zu handeln und Beziehungen zu den Stakeholdern aufzubauen, die auf gegenseitigem Vertrauen beruhen, so dass das Wachstum von dem Prinzip gemeinsamer Werte geleitet wird. Der Kodex gilt für alle Mitarbeiter, Lieferanten, Auftragnehmer, Berater, Partner und externen Mitarbeiter des Unternehmens und ist in zwei Sprachen (Italienisch, Englisch) verfügbar.
Der Ethikkodex besteht aus einer Reihe von Grundsätzen und Leitlinien, an denen sich das Unternehmen in seiner täglichen Arbeit orientiert. Sie regeln das Verhalten seiner Mitarbeiter und aller Personen, die in verschiedenen Funktionen mit dem Unternehmen zusammenarbeiten, bei der Ausübung ihrer Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten. Auch wird regelmäßig ein Schulungsprogramm für alle Mitarbeiter angeboten, um das richtige Verständnis und die Entwicklung eines tugendhaften Verhaltens im Einklang mit den Bestimmungen des Ethik-Kodex zu gewährleisten.
Der Ethikkodex ist auch ebenfalls grundlegender und integraler Bestandteil des Organisations-, Verwaltungs- und Kontrollmodells, das von Domus Line gemäß dem ital. Gesetzesdekret 231/2001 angenommen wurde. Das Modell besteht aus einer Reihe von Prinzipien und Verhaltensregeln, Betriebsverfahren und einem Disziplinarkodex, die darauf abzielen, die Begehung rechtswidriger Handlungen zu verhindern und ein ethisches Verhalten derjenigen zu gewährleisten, die im Namen des Unternehmens arbeiten: stets unter Einhaltung der Grundsätze der Legitimität, Fairness und Transparenz.
Die Einhaltung des Kodex und des Modells wird von den zuständigen Aufsichts- und Kontrollorganen durch Überprüfungsmaßnahmen und spezifische Untersuchungen überwacht, u.a. auf der Grundlage von Berichten über Verhaltensweisen, die nicht mit den von Domus Line geforderten Verhaltensgrundsätzen übereinstimmen. Die Ergebnisse der durchgeführten Kontrollen können zu Sanktionen führen, die je nach dem festgestellten Schweregrad bis zur Unterbrechung des Berufsverhältnisses reichen können.
Das Aufsichtsgremium, das für die Überwachung der Angemessenheit und Einhaltung des Organisations-, Management- und Kontrollmodells und seiner inspirierenden Prinzipien zuständig ist, ist ein kollegiales Gremium, das sich aus drei Mitgliedern zusammensetzt (zwei externe Fachleute mit buchhalterischen und juristischen Kenntnissen, sowie der Compliance-Manager von Domus Line). Es nimmt in der Organisation des Unternehmens eine Spitzenposition ein und ist direkt dem Verwaltungsrat unterstellt, um die Unabhängigkeit von jeglicher Form möglicher Einmischung zu gewährleisten.
Ein Whistleblowing-System dient dazu, alle rechtswidrigen Verhaltensweisen, die zum Gegenstand von Hinweisen werden, im Hinblick auf die Vorschriften, Regelungen und internen Verfahren korrekt und zeitnah zu erfassen, die entsprechenden Maßnahmen zu ergreifen und gleichzeitig die Anonymität der meldenden Person zu gewährleisten. Domus Line betrachtet die Meldung von bestimmten Situationen, die nicht mit dem Ethikkodex übereinstimmen, sowohl durch Mitarbeiter als auch durch externe Parteien, als ein relevantes Thema. Jeder Mitarbeiter, der in gutem Glauben abnormes Verhalten, mutmaßliche oder tatsächliche Verstöße gegen den Kodex meldet, wird vom Unternehmen vor jeglicher Form von Vergeltung, Diskriminierung oder Bestrafung geschützt. Dies gilt jedoch unbeschadet der gesetzlichen Verpflichtungen und des Schutzes der Rechte des Unternehmens oder von Personen, die zu Unrecht und/oder in böser Absicht beschuldigt werden.
Der Compliance-Manager führt regelmäßig Audits durch, um zu überprüfen, ob in den am stärksten gefährdeten Bereichen Mechanismen zur Verringerung des Korruptionsrisikos eingeführt wurden. Jährliche Stichproben werden insbesondere bei Sponsoring, Spenden und Geschenken, der Erteilung von Aufträgen an Berater und Sachverständige, der Beschaffung und Verwaltung von öffentlichen Zuschüssen und Darlehen, der Einstellung von Mitarbeitern, der Verwaltung von Lieferanten, Zahlungen, Spesenabrechnungen und Bewirtungskosten durchgeführt. Im Rahmendieser Audits werden die verschiedenen beteiligten Abteilungen auf die Einhaltung der festgelegten Kontrollprotokolle aufmerksam gemacht. Darüber hinaus werden die Ergebnisse der Kontrollen dem Aufsichtsrat mitgeteilt.